Im Hintergrund arbeite ich ganz fleißig an neuen Blogposts für euch. Daher sind aktuell noch nicht alle Kategorien einzeln verfügbar, habt ein wenig Geduld! 

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Quick How To: Workflows und Automatisierung als Einzelunternehmer

Hey du!

Ich bin JULIA

Kreativer Kopf mit einer Vorliebe für Zahlen und Prozesse. Ich bin Experte im Bereich Webdesign, leidenschaftliche Fotografin und liebe es, anderen Selbständigen dabei zu helfen, ihren Traum zu leben. 

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Gerade als One-Man oder One-Woman-Show musst du besonders effizient und effektiv arbeiten, das steht fest. Als Einzelunternehmer bist du nicht nur Mitarbeiter einer Disziplin, sondern sogar verantwortlich für alle Bereiche. Das umfasst zum Beispiel Buchhaltung, Marketing, IT, Produktion, Beschwerdemanagement, etc. Damit du dauerhaft alles im Blick behältst, erledigst und weiter wachsen kannst, solltest du beginnen mit Workflows und Automatisierungen zu arbeiten. Hier lernst du kurz und knackig, womit du am Besten anfängst.

Schritt 1: Übersicht wiederkehrender Aufgaben

Als allererstes solltest du dir einen Zettel nehmen und alle Aufgaben runter schreiben, die du als Einzelunternehmer regelmäßig erledigst. Meist fällt einem in dem Moment gar nicht alles ein und oft vergisst man banale Dinge, die man täglich macht. Daher empfehle ich dir, diesen Zettel die nächsten 3-4 Wochen als Begleiter auf deinem Schreibtisch liegen zu lassen. Immer wenn du dann etwas machst, das noch nicht auf der Liste steht, fügst du es hinzu. Wenn du später messbar wissen möchtest, wie viel Zeit du einsparst, kannst du hinter jeder Aufgabe auch noch vermerken, wie lange du im Schnitt dafür brauchst.

Anschließend nimmst du einen zweiten Zettel und unterteilst diesen in drei Spalten. In der ersten Spalte schreibst du noch einmal die jeweilige Aufgabe von Zettel eins nieder. In der zweiten Spalte vermerkst du, zu welchem übergeordneten Thema die Aufgabe gehört. Hierbei solltest du nicht nur ganz allgemein “Marketing” oder “Buchhaltung” schreiben, sondern konkret das Ziel oder Endergebnis aufschreiben. In der dritten Spalte vermerkst du die Zeit, die du im Schnitt jeweils für diese Aufgabe benötigst.

Deine Liste könnte zum Beispiel wie folgt aussehen:

AufgabeThemaZeitaufwand
Belege buchen und abheftenUmsatzsteuervoranmeldung abgebenwöchentlich ca. 45 Minuten
Social Media Grafiken erstellen / Reels erstellenPräsenz auf Social Media zeigentäglich ca. 30 Minuten
Blogpost schreiben und veröffentlichenEigenen Content erstellenwöchentlich ca. 90 Minuten
Fotos von meinen Produkten / meiner Dienstleistung erstellen für Blogposts, Social Media, etc.Eigenen Content erstellen, Präsenz auf Social Media zeigenwöchentlich ca. 2-4 Stunden
E-Mail Korrespondenz mit Kunden zur Terminvereinbarung und VorbereitungKundentermine vorbereiten und wahrnehmentäglich ca. 2 Stunden (zwischen 25-40 E-Mails am Tag)
Kontobewegungen den Belegen und Rechnungen zuordnen, Zahlungseingänge prüfen, Zahlungserinnerungen versendenBuchhaltungmonatlich ca. 2 Arbeitstage
Instagram Post erstellen und teilenPräsenz auf Social Media zeigentäglich ca. 30 Minuten
Facebook Post erstellen und teilenPräsenz auf Social Media zeigenwöchentlich ca. 30 Minuten
Bestellungen verpacken und zur Post bringenProduktverkauf und -Versandtäglich ca. 2 Stunden

Schritt 2: Workflows skizzieren

Der Zettel mit den drei Spalten soll dir nun als Vorlage dienen. Manchmal kann es ganz schön erschreckend sein zu sehen, womit wir eigentlich unseren Arbeitstag verplempern. Natürlich hat alles seinen Sinn und Zweck, aber wenn wir ehrlich sind, arbeiten wir oft eher unstrukturiert und konfus das ab, was eben gerade rein kommt.

Damit ist jetzt Schluss! Anhand deiner Liste kristallisiert sich bestimmt heraus, dass einige Aufgaben dem gleichen Zweck dienen (vielleicht auch erst auf den zweiten Blick!). Versuche einmal mit neutralem Blick drauf zu schauen und deine Arbeitsabläufe kritisch zu betrachten – so, als ob du jemand anderem helfen willst sich besser zu organisieren.

Im obigen Beispiel gibt es ganz konkret einige Wege, um die einzelnen Aufgaben zu sinnvollen Workflows zusammenzufügen, ein paar Beispiele:

Umsatzsteuervoranmeldung erstellen:

  • 1 zentraler Ort für Belege mit je einem leeren Briefumschlag pro Kalenderwoche (bei mir z.B. Handschuhfach im Auto)
  • Kalenderblock 1x Woche für Rechnungsstellung (und Zahlungserinnerungen), max. 1 Stunde einplanen
  • Kalenderblock 1x Monat für Buchung der Ausgaben und Abheften von Belegen (max. 2 Stunden)
  • Wechsel zu einem guten Bank-Buchhaltungssystem mit Automatisierungen (z.B. Lexoffice, Kontist)
  • Automatischer Abgleich von Zahlungseingängen mit Rechnungen
  • Automatische “Offene / Überfällige Posten”
  • 1-Klick Zahlungserinnerung

Zeitaufwand vorher: ca. 19 Stunden im Monat

Zeitaufwand nachher: ca. 6 Stunden im Monat

Eigenen Content erstellen und Teilen

  • Kalenderblock 1x Monat zur Planung des Marketings für die nächsten 4 Wochen (max. 1 Stunde)
  • Kalenderblock 1x Monat ganztägig “Content Production Day” – Erstellung von Bildern und Videos (8 Stunden)
  • Kalenderblock 1x Monat ganztägig für Schreiben von Blogposts (8 Stunden)
  • Kalenderblock 1x Monat für Erstellung und Vorausplanung von Social Media Posts für die nächsten 4 Wochen (max. 4 Stunden)
  • Kalenderblock 1x Monat für Buchung der Ausgaben und Abheften von Belegen (max. 2 Stunden)
  • Überlegung: Nutzung einer Stock Foto Plattform um weitere Stunden in der Content Production einzusparen (z.B. HauteStock)
  • Überlegung: Nutzung eines Social Media Planning Tools (z.B. Planoly oder Tailwind)
  • Überlegung: Nutzung von Canva um mit wenigen Klicks Social Media Grafiken zu erstellen
  • Bei Tailwind z.B. kannst du halbautomatisch basierend auf deinen Blogposts in wenigen Klicks tolle Grafiken in den verschiedenen Social Media Formaten erstellen

Zeitaufwand vorher: ca. 11 Stunden in der Woche = ca. 47 Stunden im Monat (auf den Monat rechnet man immer mit x 4,33 hoch)

Zeitaufwand nachher: ca. 21 Stunden im Monat

Natürlich wird es in deiner Liste auch Sachen geben, die du nicht recht zuordnen kannst. Die scheinbar separat von allem anderen laufen. Auch hier kannst du aber Optimierungen vornehmen. Statt Bestellungen täglich zu verpacken und auf die Post zu bringen, könntest du zu einem Versand 1x oder 2x pro Woche umstellen (wenn dein Business das erlaubt). Dann kannst du konzentriert an einem Tag alles abarbeiten und wegbringen und fängst nicht jeden Tag neu damit an.

Schritt 3: Tools testen und wählen, Workflows einrichten, Automatisierungen nutzen

Bereits ohne den Einsatz von externen Tools kannst du alleine durch Batchworking, Vorausplanung und strukturierte Arbeitsweisen viel Zeit einsparen. Oben genannte Tools und noch viele weitere auf dem Markt können dein Leben aber zusätzlich vereinfachen. Du musst nicht gleich alles automatisieren, fange mit den Aufgaben an, die dich am Meisten nerven oder die, die dir am Meisten Zeit stehlen.

Schritt 3 ist nun der allerwichtigste, aber auch schwierigste. Nun gilt es das Ausgearbeitete in die Tat umzusetzen. Fast alle Tools bieten kostenlose Testphasen an, melde dich doch einmal an, schnupper rein und schau, ob sie für dich den richtigen Zweck erfüllen. Leider gibt es noch keine eierlegende Wollmilchsau, die alles kann, aber du wirst sehen, dass so manches Tool gleich mehrere Abläufe und Aufgaben vereinfachen kann.

Meiner Erfahrung nach ist zum Beispiel ein Terminbuchungstool wie Calendly für viele Einzelunternehmer schon eine enorme Erleichterung. Manche meiner Coaching-Kunden haben nach einer genauen Analyse festgestellt, dass sie bis zu 60 E-Mails am Tag mit Kunden hin und her schreiben, um einen passenden Termin für ein Gespräch oder ein Treffen zu vereinbaren.

All diese Mails passieren scheinbar nebenbei und dauern nicht lange, in Summe, können sie aber schnell einmal 2 Stunden deines Arbeitstages ausmachen. Weg damit! Automatisieren durch ein Buchungstool, automatisch Terminerinnerungen und Unterlagen zur Vorbereitung versenden und sich so nicht nur Zeit und Arbeit sparen, sondern den Kunden auch noch einen besseren Service bieten.

Also.. worauf wartest du eigentlich noch? Als Einzelunternehmer ist nicht Geld, sondern Zeit deine Währung. Sorg dafür, dass du wieder mehr davon hast – zum Wachsen, zum Ausgleich und zum nachhaltig und erfolgreich selbstständig bleiben.

Falls du noch mehr zu diesem Thema lesen möchtest, ist vielleicht auch mein Blogpost rund um Zeit- und Selbstmanagement spannend für dich.

Neben emotionalen Fotoreportagen sind vor allem Themen wie Branding, Webdesign, Digitalisierung, Prozesse, Workflows, Positionierung und Online Marketing mein Steckenpferd. Ich unterstütze Menschen dabei besondere Momente festzuhalten, ihren Traum zu leben und ein nachhaltig erfolgreiches Business aufzubauen.

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Hey, ich bin JULIA. 
Multi-Passionate ENTREPRENEUR.