Organisation und Effizienz sind ein Stück weit mein Steckenpferd. In meinen vorherigen Jobs wurde ich nicht selten als “Effizienzmaschine” bezeichnet. Das Geheimnis dahinter ist eine gute Organisation und die richtige Nutzung der richtigen Tools. Welche Top 5 Tools für Selbständige ich jeden Tag nutze, verrate ich dir in diesem Blogpost.
Vorneweg: Alles hier sind Herzensempfehlungen, ich erhalte für die Erwähnungen und Vorstellungen weder Geld noch sonstige Annehmlichkeiten. Es handelt sich nicht um Sponsored Content.
1. Evernote (kostenlos!)
Um meine Gedanken, Ideen und To-Do-Listen zu ordnen, nutze ich täglich Evernote. Ich habe die App auf meinem Mac und meinem Handy und habe sie eigentlich den ganzen Tag geöffnet. Die Notizen synchronisieren sich problemlos zwischen den Geräten.
Ich habe alles ordentlich in verschiedenen Notebooks organisiert, in denen dann die Notizen zu bestimmten Themen liegen. Zum Beispiel für das Thema Webdesign, habe ich hier eine Template To-Do-Liste mit allen Themen, die ich während des Designprozesses berücksichtigen muss. Diese kopiere ich für jeden Kunden und hake ab, was erledigt ist. So vergesse ich nichts.
Das Beste an Evernote? Die Meisten der Funktionen sind kostenlos. Natürlich kannst du mit einem Premium-Abo auch erweiterte Funktionen nutzen, für meine Anwendungsbereiche reicht aber die kostenlose Version völlig.
2. Character Counter / Zeichenzähler (kostenlos!)
Gerade wenn du selbst einen Blog hast oder mit eigenen Vorlagen für Instagram oder Pinterest Grafiken arbeitest, kann ich einen Zeichenzähler nur empfehlen. Du kannst entweder einen Service im Browser nutzen, zum Beispiel Character Count Online, oder eine App. Ich selbst nutze Transformations und habe die Anwendung an meinen Content Creation Days eigentlich immer offen und in Benutzung.
Es gibt hier viele kostenlose und kostenpflichtige Alternativen, ich habe mich für Transformations (0,99 Euro) entschieden, weil ich damit, wie der Name schon sagt, Texte auch durch Mausklick transformieren kann in Grossbuchstaben oder andere Formate.
Es gibt nichts Nervigeres, als einen Text zu schreiben (z.B. SEO-optimiert für eine Webseite) und am Ende festzustellen, dass er zu lang oder zu kurz ist. Ich schreibe inzwischen immer direkt im Zeichenzähler und kann mich so schon während des Schreibens korrigieren und die Formulierungen an die gewünschte Textlänge anpassen.
3. Calendly
Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass Calendly mein (Arbeits-)Leben radikal verändert hat! Gerade wenn du ein Business hast, in dem du viele Kundentermine hast, wird ein Terminbuchungstool dir unfassbar viel Arbeit abnehmen.
Für die Vereinbarung eines Termins habe ich vorher 2-3 E-Mails mit Interessenten / Kunden ausgetauscht. Jedes Mal mühsam und manuell freie Termine rausgesucht und versendet und auf Rückmeldung gewartet. Und wehe, du hast zwei Kunden den gleichen Termin angeboten, dann kannst du zu 100% davon ausgehen, dass sie beide diesen wählen. Kommt dir das bekannt vor?
Dann brauchst du ein Tool wie Calendly! Inzwischen schicke ich schon bei der Antwort auf neue Anfragen einfach im Text den Link mit, sodass Interessenten sich ohne jeglichen Zeitaufwand meinerseits selbst einen Termin buchen können. Es spart mir nicht nur Arbeit und Nerven, sondern ggü. meinen Kunden wirkt es auch noch professionell und erspart auch ihnen wertvolle Zeit.
4. rankingCoach
Früher oder später im Laufe deiner Selbständigkeit wirst du dich mit dem Thema SEO beschäftigen (müssen). Wenn du dich nicht gleich für eine Agentur entscheidest, die die Suchmaschinenoptimierung für dich übernimmt, dann kann ich dir rankingCoach ans Herz legen.
Ich nutze das Tool beinahe täglich, allein schon durch die Statusreports via Mail, die mir Infos über die Rankings zu meinen Wunsch-Keywords geben. Es ist ein sehr komplexes Thema und Erfolge sind nicht so leicht zu erzielen, wie in anderen Bereichen. Daher solltest du in rankingCoach nur investieren, wenn du wirklich vorhast, dich intensiver damit auseinander zu setzen.
Wenn du Interesse an SEO hast, dann ist das Tool aber definitiv eine Erleichterung für Dich und bietet auch tolle Erklärungen und Hilfestellungen, wenn du gerade erst in das Thema einsteigst.
5. Planoly
Wenn du mit deinem Business auf Social Media Plattformen unterwegs bist, dann kann eine Planungs-Platform wie Planoly dir viel Zeit sparen! Nun gibt es die wildesten Empfehlungen, ob man selbst posten oder automatisiert posten lassen soll, ob man dafür bestraft wird, wenn ein Tool es macht, usw.
Lies dich gern mal in das Thema ein und entscheide selbst. Du musst die Auto-Post Funktion ja auch nicht nutzen, wenn du nicht möchtest. Fakt ist für mich aber, solange ich keinen separaten Social Media Manager oder VA habe, der sich darum kümmert, macht Planoly mein Leben um Vielfaches leichter.
Ich plane meinen Instagram und Pinterest Content immer für 4 Wochen im Voraus. Für mich hat das verschiedene Vorteile:
- Ich muss mich nicht ständig damit beschäftigen.
- Ich nehme mir einen Tag im Monat zum Batchworking und kann so höchst effizient beide Plattformen füttern und bespielen.
- Ich kann mich auf meine eigentliche Arbeit konzentrieren, bin aber trotzdem bei Social Media präsent
- Ich habe automatisch detaillierte Analytics zu meinen Social Media Aktivitäten, kann diese auswerten und neuen Content entsprechend optimieren
Ich könnte endlos weitermachen, denn ich habe viel mehr als nur die Top 5 Tools für Selbständige im täglichen oder wöchentlichen Einsatz – vielleicht mach ich bald mal einen Part II zu diesem Blogpost für euch.
Bonus für Mac-User: CleanMyMac (34,95 Euro jährlich)
Wenn ihr nicht mit einem Apple Computer arbeitet, könnt ihr das hier überspringen. Wenn doch, dann habe ich hier einen Geheimtipp für euch: CleanMyMac. Ihr kennt das sicher, ihr habt eigentlich noch super viel Speicherplatz frei und gar nicht so viele Dokumente / Fotos / etc., trotzdem ist der Rest mit System-Sachen deines Macs belegt.
CleanMyMac hat drei wesentliche Funktionen: Aufräumen nicht benötigten “Junks”, Identifizierung und Entfernung von Malware und Auflistung sehr großer und alter Files.
Ich lasse Minimum wöchentlich einen Scan laufen und Junk entfernen. Bei mir sind das wöchentlich in etwa 2-5 GB! Was das jetzt mit meiner Effizienz zu tun hat? Je schneller mein Mac, desto schneller kann ich arbeiten. 😛
Viel Spass beim Ausprobieren meiner Top 5 Tools für Selbständige!
Lasst mich doch gerne wissen, ob euch eines der Tools weitergeholfen hat! Oder vielleicht habt ihr noch einen Geheimtipp, den ich unbedingt ausprobieren sollte, ich freue mich auf eure Nachricht!
